Buchhaltung digitalisieren, aber richtig!

Mit der digitalen Buchhaltung können Firmen Prozesse im Rechnungswesen optimieren und Kosten sparen. Dabei sollten sie eine Verwaltungsvorschrift kennen.

Die Digitalisierungswelle erfasst zunehmend auch die Buchhaltung im Mittelstand und die Gründe hierfür sind vielfältig: Unternehmen können Abläufe im Rechnungswesen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten, doch sie sollten dabei eine Verwaltungsvorschrift kennen. Denn wer sich mit dem Gedanken einer Digitalisierung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und die wichtigsten Fehlerquellen im Blick haben. Nur so können Verantwortliche gewährleisten, dass das neue System effizient arbeitet und böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung ausbleiben. Marco Schmedt, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Nettetal, klärt auf:

Eine digitalisierte Buchhaltung bringt Unternehmen gleich mehrere Vorteile. Alle relevanten Daten lassen sich wesentlich effizienter erfassen, verarbeiten, auswerten und archivieren. Abläufe wie etwa Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller vonstatten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung.

Der technologische Fortschritt bietet Firmen, die noch analog unterwegs sind, zusätzliche Anreize für einen Wechsel. Cloud-basierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise moderaten Kosten. Denn Firmen müssen Buchhaltungssoftware, Server und Backupmedien gar nicht erst anschaffen. Damit wird die digitalisierte Buchführung auch für kleinere Unternehmen eine Option.

Den Weg dazu ebnet eine Verwaltungsvorschrift. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat eine Neuauflage der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht (Az. IV A 4 – S 0316/19/10003 :001). Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit bei der digitalen Buchführung sorgen und erlauben neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem auch eine einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera, sofern die übrigen Anforderungen des BMF-Schreibens erfüllt werden.

Im Vorfeld einer Umstellung sollten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zuschätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden.

Ein Umstieg auf digitale Buchführung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wieviel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Dienstleister notwendig ist und die entsprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollten Unternehmen in kleinen Schritten nacheinander vornehmen, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren.

Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen stehen vor der Herausforderung, dass die Buchhaltungssoftware genau zu ihren Bedürfnissen passt und bspw. nicht über- oder unterdimensioniert ist. Entscheidend ist vor allem eine fehlerfreie Integration aller Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenübernahme ohne Informationsverluste.

Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeutet etwa, dass sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen. Wichtig sind umfassende Testläufe, um das fehlerfreie Funktionieren der Schnittstellen und Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess laufend aufwändige manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die gewünschten Effizienzgewinne bleiben dann womöglich auf der Strecke.

Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungs-Personals. Alte Verfahrensweisen muss es aufgeben und neue Fertigkeiten lernen. Es genügt jedoch nicht, dass Buchhalter die neuen Programme beherrschen. Firmenchefs sollten sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter mit den neuen GoBD vertraut sind und die Risiken kennen. Sinnvoll sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln.

Marco Schmedt / kus