5 Fallen bei der Analyse und Optimierung von Prozessen

Auf dem Weg zu einer erfolgreichen Prozessanalyse und -optimierung lauern einige Fallen, warnt Signavio, ein Anbieter von Business-Transformation-Lösungen.

Ein probates Mittel für die Reduzierung von Kosten und die Erhöhung der Innovationskraft ist die Analyse und Optimierung von Prozessen. Eine fehlende Dynamik und Geschwindigkeit kann für ein Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld ein K.-o.-Kriterium sein, warnt Signavio, ein führender Anbieter von Business-Transformations-Lösungen. Immer mehr Aufgaben müssen in kürzerer Zeit erledigt werden. Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht überlastet werden und genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Die Prozessoptimierung ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel. Sie unterstützt eine teamübergreifende Optimierung repetitiver Abläufe. Fünf Fallstricke sollte ein Unternehmen laut Signavio allerdings vermeiden, um eine erfolgreiche Prozessoptimierung nicht zu erschweren oder letztlich sogar zu verhindern.

Verschiedentlich wird die Meinung vertreten, dass für die Prozessoptimierung die Nutzung eines Process-Mining-Tools ausreichend ist. Process Mining dient aber zunächst nur zur Analyse bestehender Prozesse, verändert wird dabei noch nichts. Das heißt, Process Mining als Stand-Alone-Technologie reicht definitiv nicht aus, um die Prozessoptimierung erfolgreich zu gestalten. Zwingend erforderlich ist auch eine Lösung im Bereich Prozessmodellierung, mit der Verbesserungspotenziale ermittelt und diskutiert sowie Veränderungsoptionen detailliert untersucht werden können. Auf dieser Analysebasis kann ein Unternehmen dann die Veränderungen umsetzen – und zwar nicht nur im Hinblick auf die Optimierung vorhandener Prozesse, sondern auch hinsichtlich der Konzeption gänzlich neuer Prozesse. 

Im Unternehmensalltag sind Prozessinformationen oft in verschiedenen Bereichen verteilt, etwa in Fachabteilungen und in der IT. Wenn nicht alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter ins Boot geholt werden, ist eine ganzheitliche Prozessoptimierung zum Scheitern verurteilt. Nur unter Einbindung aller Stakeholder kann ein Unternehmen zielgerichtet konkrete Optimierungsziele bestimmen. Folglich ist eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Prozessoptimierungen eine zentrale, vollständig integrierte Prozess-Wissensbasis, die Prozessinformationen bündelt und organisationsweit Transparenz schafft. Damit wird der Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen gefördert und eine agile und schnelle Zusammenarbeit auch über Bereichsgrenzen ermöglicht. Dieser multilaterale Kommunikationsstrom schafft die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen – sowohl im Hinblick auf einen Gesamtprozess als auch hinsichtlich eines Teilprozesses.

Ohne eine detaillierte Analyse vorhandener Prozesse ist eine effiziente Optimierung kaum realisierbar. Sind die Prozesse fehlerhaft, können die Prozessoptimierung und -automatisierung letztlich dazu führen, dass die vorhandenen Fehler nur noch schneller umgesetzt werden. Ein Unternehmen muss deshalb eine Process-Mining-Lösung nutzen, die eine systematische Auswertung von Prozessdaten über unterschiedliche IT-Systeme hinweg ermöglicht. Mit der Methode des Process-Minings können Prozessabweichungen, Schwachstellen, unnötige Arbeitsschritte, die Nichteinhaltung von Compliance oder Risiken identifiziert werden. Auf dieser Informationsbasis ist es dann möglich, den tatsächlichen Verlauf organisationsweiter Prozesse zu verbessern.

Selbst wenn ein Unternehmen eine Process-Mining-Lösung nutzt und eine Prozessmodellierung vornimmt, bleibt vielfach noch die Prozesssimulation unbeachtet. Nur damit kann aber ein Unternehmen beabsichtigte Prozessänderungen in Bezug auf negative Auswirkungen auf die gesamte Prozesslandschaft überprüfen. Die Simulation ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Herausforderungen und Problemen, sodass keine inadäquaten Prozessanpassungen durchgeführt werden, die einen unnötigen Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen.

Nicht zuletzt wird oft vergessen, dass eine Initiative zur Prozessoptimierung niemals wirklich abgeschlossen ist. So sollten Unternehmen auf jeden Fall einige Wochen oder Monate nach den initialen Prozessverbesserungen neue Daten extrahieren: Auf dieser Grundlage erkennen sie, was sich verändert hat und welche Maßnahmen zu mehr Effizienz geführt haben. Prinzipiell erfordert ein modernes Prozessmanagement immer eine iterative Entwicklung und Anpassung. Unternehmen müssen kontinuierlich Optimierungspotenziale identifizieren und Verbesserungen im Prozesslebenszyklus initiieren. Dabei muss auch regelmäßig die Prozesskonformität überprüft werden, also ob ein Prozess wirklich so abläuft, wie er ursprünglich modelliert wurde. „Schlägt ein Unternehmen den Weg der Prozessoptimierung ein, sind die Einbindung relevanter Stakeholder, die transparente Darstellung von Prozessen und die Analyse ihres tatsächlichen Verlaufs unerlässlich“, betont Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE (Middle and Eastern Europe) bei Signavio. „Werden Prozesse kontinuierlich simuliert und optimiert, lässt sich der Geschäftserfolg nachhaltig steigern.“

ak