Steuern: Belege und andere Nachweise aufheben?

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Welche Pflichten und Fristen gilt es bei der Aufbewahrung von Belegen zu beachten?

Laut Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender von Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, gibt es eine Pflicht, Steuerunterlagen und Belege aufzubewahren, nur für Steuerzahler, die zur Buchführung verpflichtet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesen Fällen sechs Jahre z.B. für Steuererklärungen und Steuerbescheide und zehn Jahre z. B. für den Jahresabschluss, Kassenbücher, Buchungsbelege und so weiter.

Belege wegwerfen? Es gibt Ausnahmen

„Ein Arbeitnehmer, Rentner und/oder Vermieter ist nur bedingt verpflichtet, Steuerbescheide oder Belege aufzubewahren. Theoretisch könnten Sie nach Erhalt des Steuerbescheides Ihre Belege wegwerfen. Ebenso wenig gibt es eine Verpflichtung, den Steuerbescheid aufzuheben. Theoretisch! Aber es gibt Ausnahmen“, erklärt Franz.

Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender von Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert Foto: Roland Franz & Partner

Belege, die das Finanzamt im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung nicht angefordert hat, müssen ab Erhalt des Steuerbescheides noch ein Jahr aufgehoben werden (z.B. Spendenbescheinigung).

Aufheben bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist

Der Steuerberater rät: „Heben Sie Ihre Steuerbescheide einige Jahre auf, mindestens bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist, zumal der Steuerbescheid auch als Einkommensnachweis für bestimmte staatliche Leistungen oder Förderungen gilt.“

„Damit Sie sicher sein können, dass das Finanzamt einen alten Steuerbescheid nicht mehr korrigiert, gibt es Verjährungsfristen. Im Steuerrecht heißen sie Festsetzungsfristen. Nach Ablauf der Festsetzungsfrist dürfen für ein abgelaufenes Kalenderjahr keine Steuererklärungen mehr abgegeben, keine Steuerbescheide mehr erlassen oder in irgendeiner Weise geändert werden. Das Finanzamt darf nicht mehr zu Ihrem Nachteil ändern, aber auch Sie dürfen keine Steuervorteile mehr durchsetzen“, erklärt Roland Franz.

Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre. Und auch hierzu wiederum gilt die Ausnahme: Bei leichtfertiger Steuerverkürzung beträgt die Festsetzungsfrist fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre.

Unterlagen zur Klärung von Zweifelsfragen behalten

Bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist kann ein Steuerbescheid noch durch die Finanzverwaltung geändert (berichtigt) werden. In diesem Fall wäre es gut, Unterlagen zur Hand zu haben, um Zweifelsfragen klären zu können bzw. auszuräumen.

Darüber hinaus gibt es spezielle Fristen, die sich aus den unterschiedlichsten Gesetzen ergeben. So sind z. B. Handwerkerleistungen am eigenen Haus zwei Jahre lang aufzubewahren.

jl

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