Mit rollenbasiertem Arbeiten stressfrei durch den Arbeitsalltag

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Stress und Hektik im Arbeitsalltag – eine Expertin erklärt, wie rollenbasiertes Arbeiten die Produktivität steigern und zeitgleich Stress minimieren kann.

Dr. Consuela Utsch, Geschäftsführerin und Gründerin der Acuroc Solutions GmbH und der Aqro GmbH. Foto: Acuroc Solutions

Im digitalen Zeitalter sind Stress und Hektik in der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken, doch Dr. Consuela Utsch, Geschäftsführerin der Acuroc Solutions GmbH und der Aqro GmbH, zeigt auf, wie neue Managementstrukturen und eine klare Rollenverteilung zu einer Stressreduktion führen können.

Die Tendenz zum Multitasking, eine immer weiter anwachsende Informationsfülle sowie ungeplante Störungen durch Kollegen, hereinkommende E-Mails und Anrufe bilden Trigger für eine dauerhaft steigende Belastung. Schlafmangel, Konzentrationsstörungen und mangelnde Motivation folgen oftmals als Reaktion auf zu hohen Stress. Dies schadet auf Dauer nicht nur dem Mitarbeiter selbst, auch das Unternehmen leidet unter überlasteten Kollegen, die schlimmstenfalls durch einen Burn-out völlig ausfallen. „Die Verantwortung für die Bewältigung von anfallendem Stress liegt dabei nicht beim Mitarbeiter. Vielmehr erfordert es die Bereitschaft der Führungsebene, entsprechende Schritte zur Stressreduzierung – auch vorbeugend – zu ergreifen und somit das wichtigste Kapital des Unternehmens zu schützen – die Mitarbeiter“, so Utsch.

Mit agilen Organisationsstrukturen den Arbeitsalltag bewältigen

„Ein angenehmes und produktives Arbeitsklima erfordert einen Wandel der bestehenden Strukturen durch das Management“, erklärt Utsch. Statt starrer kontrollbasierter Hierarchien eignen sich flexiblere Arbeitsmodelle zur Bewältigung der Herausforderungen im digitalen Zeitalter. Aus diesem Grund gelten Agilität und die anhaltende Bereitschaft dazuzulernen als notwendige Voraussetzungen. Hierbei geht es darum, bestehende Organisationen auf diese Weise zu ändern, dass sie den Anforderungen einer sich in ständigem Wandel befindenden Arbeitswelt gerecht werden und zugleich den Druck vom Mitarbeiter nehmen. Das Management übernimmt dabei eine Vorbildfunktion, indem es moderne Organisation und insbesondere eine offene Kultur und Arbeitsweise vorlebt.

Auch eine regelmäßige Analyse der Mitarbeiterbelastung durch interne oder externe Gutachter stellt eine weitere Möglichkeit dar, um eventuell steigende Belastung durch entsprechende Maßnahmen zu reduzieren. Grundsätzlich steht dabei jedoch der Dialog zwischen Führungs- und Mitarbeiterebene im Vordergrund. „Konkret formulierte Vereinbarungen und festgelegte Ziele in regelmäßigen Feedbackrunden fördern das Vertrauen des Mitarbeiters und steigern dessen Konzentration und Selbstorganisation“, hebt Utsch hervor.

Weniger Stress dank klarer Rollenverteilung

Besonders Unterbrechungen durch E-Mails oder Anfragen durch Kollegen behindern den Workflow und mindern Effizienz und Qualität. Jede Störung verursacht zudem einen Zeitverlust. Schließlich benötigt der Mitarbeiter im Anschluss an jede Unterbrechung eine gewisse Zeit, sich wieder konzentriert seinem Projekt zu widmen. Um Multitasking und die Fülle hereinströmender Informationen einzuschränken sowie den Mitarbeitern den nötigen Freiraum bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu ermöglichen, ist deshalb eine klare Rollenverteilung innerhalb des Teams gefordert.

Methoden wie Design Thinking, Scrum oder AQRO greifen das Prinzip des team- beziehungsweise rollenbasierten Arbeitens auf, indem sie den Fokus von der Linien- auf die Projekt- und Serviceorganisation lenken. Statt mehrerer Rollen übernimmt der Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitrahmen nur eine Rolle und die Kommunikation folgt klaren Regeln.

„Somit weiß jeder Mitarbeiter, auf welche Aufgaben er sich konzentrieren muss, erfährt keine Störungen und behält folglich einen besseren Überblick. AQRO ermöglicht als Enabler für dynamische Organisationen eine Steigerung der Produktivität und des übergreifenden themenbezogenen Arbeitens und gleichzeitig gibt es sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften Sicherheit, was mit welcher Priorität umzusetzen ist“, wie Utsch erklärt.

Rollenbasiertes Arbeiten für ein besseres Zeitmanagement im Arbeitsalltag

Rollenbasiertes Arbeiten bildet die Grundlage für ein effektiveres Zeitmanagement und trägt zur verbesserten Orientierung der Mitarbeiter innerhalb agiler Organisationen bei. Regelmäßige Kick-off-Meetings beantworten dabei Fragen zum Projektstatus sowie zu weiteren nötigen Schritten. Eine bessere Planung und Zeiteinteilung ermöglichen somit einen fristgerechten Projektabschluss.

„Fest verteilte Rollen wirken sich positiv auf die Arbeitsweise des Brainworkers aus, da sie ihm mehr Spielraum für Kreativität und die Umsetzung eigener Ideen ermöglichen.“ Dies fördert nicht nur die Motivation, sondern verbessert auch die Qualität der Arbeit. Auf lange Sicht nehmen flexibel gestaltete Managementmodelle mit klarer Rollenverteilung, einer realistischen Zielsetzung und strukturierten Zeiteinteilung den Druck vom Einzelnen, sorgen zudem für eine effizientere Arbeitsweise und bieten darüber hinaus mehr Planungssicherheit für das moderne und agile Unternehmen in der heutigen von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägten Welt.

kus

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