Barlog geht mit Shared Offices in die mobile Arbeitswelt

Barlog Plastics führt das Konzept der Shared Offices ein. Dieser Weg in eine mobile Arbeitswelt ist für einen Mittelständler wie Barlog eher ungewöhnlich.

Bei Barlog Plastics in Overath öffnet man sich mit Shared Offices den mobilen Arbeitswelten der Zukunft. Aus einem räumlich und zeitlich fixierten Arbeitsplätzen in festgelegten Büroräumen „on demand“ geteilte Büros für mobile Mitarbeiter – ganz ohne Anwesenheitspflicht.

Peter Barlog, Geschäftsführender Gesellschafter bei Barlog Plastics, sitzt in einem Raum im Haupttrakt des Firmengebäudes. Vor einigen Monaten war das noch sein persönliches Büro. Jetzt finden sich hier zwei neue Schreibtische, abschließbare Rollcontainer, ergonomische Stühle. Nicht dass Peter Barlog zuvor jemals ein Anhänger klassischer Chefbüros gewesen wäre. Aber das hier ist auch für ein sehr fortschrittliches mittelständisches Familienunternehmen in der Kunststoffbranche ungewöhnlich.

Peter Barlog hat sein Büro bewusst geräumt um Platz zu schaffen für Shared Offices. Denn wer mag und im Betrieb nicht zwingend anwesend sein muss, darf bei Barlog Plastics in Zukunft arbeiten wo er möchte – zuhause oder im Büro, sein Arbeitsplatz wird zum „mobilen Office“.

Wer aber aus bestimmten Gründen die Firma muss oder möchte – dann warten auf die mobilen Mitarbeiter am Firmensitz eben diese flexiblen Büros, in denen sie ihren Laptop aufklappen können. Ganz nach Bedarf und wann immer und wie lange sie möchten und vor allem: ganz bewusst ohne Anwesenheitspflicht. „Für viele Mittelständler wie uns gilt ein derartiges Entgegenkommen an die Mitarbeiter noch als ausgesprochen ungewöhnlich“, so Peter Barlog, „aber wir möchten dieses moderne Arbeitskonzept  einfach einmal versuchen.“

Hintergrund dieser Entwicklung wie bei so vielen guten Ideen der jüngeren Zeit: Die Corona-Pandemie. Zwar konnte Barlog die Auswirkungen der Krise im Rahmen halten –  die Rede ist von „lediglich“ rund 20 % weniger Umsatz im Vergleich zum Vorjahr. Trotzdem sahen sich Barlog im Februar gezwungen, einige Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Das betraf nicht nur Büroarbeitsplätze: Sogar Produktionsmitarbeitern wurden Päckchen geschnürt, die sie zu Hause abarbeiten konnten. Auch der Jahresabschluss wurde ohne persönliche Treffen abgewickelt.

Manchmal tendieren Provisorien dazu zu bleiben. So reagierten die meisten Mitarbeiter sehr positiv auf die neue Situation, erklärt Peter Barlog. Rund 80 % hätten die Arbeit im Homeoffice beibehalten wollen. „Auch wir in der Geschäftsleitung konnten uns mit diesem Gedanken schnell anfreunden. Es hat sich herausgestellt, dass vieles sogar effizienter lief als vorher. Vielleicht kommt man in Videokonferenzen ja schneller auf den Punkt?“

So fiel die Entscheidung, das Konzept beizubehalten, recht schnell. „Jeder, der nicht unbedingt im Betrieb anwesend sein muss, soll auch in Zukunft von zu Hause aus arbeiten können“, sagt Barlog. Doch irgendwann muss jeder mal im Unternehmen vorbeischauen, um sich mit Kollegen und Kunden face to face kurzzuschließen, nach dem Rechten zu sehen oder Sachen abzuholen, die man nicht mailen kann. Auch sensible Mitarbeitergespräche möchte sicher kaum einer am Bildschirm führen. Dafür braucht man Büros, die in der alten Arbeitsplatzstruktur dann allerdings mehrere Tage die Woche nicht genutzt würden. Aus Sicht eines Kostenrechners ein Alptraum.

Die Lösung bei Barlog hieß folgerichtig: Shared Offices – geteilte Büros: On demand Arbeitsplätze für Mitarbeiter, die ihren Arbeitsalltag freier gestalten möchten. Platz genug für dieses Experiment war da. Die Vorteile liegen auf der Hand: Flexibilität statt nine to five, so lange die Ergebnisse stimmen. Und ganz nebenbei kommt man vielleicht mit Kollegen ins Gespräch, die man früher höchstens flüchtig auf dem Flur gegrüßt hat. Vielleicht sogar mit Geschäftsführer Peter Barlog selbst, denn auch er hat sich für ein Shared Office entschieden.

"Wir haben Vertrauen in unsere Mitarbeiter. Das ist einfach die Grundlage unseres Erfolgs"

Peter Barlog, Barlog Plasics

Barlog erhofft sich auch neue Synergieeffekte, die aus diesem kreativen Umfeld heraus erwachsen können. Die Voraussetzungen dafür hat Barlog schon vor über 20 Jahren geschaffen, als man das „papierlose Büro“ einführte. Alles Wichtige wird seitdem digitalisiert - der damalige Weitblick zahlt sich jetzt aus: Niemand muss Papierberge transportieren, wenn er vom Büro ins Homeoffice wechselt.

Die neue Idee scheint anzukommen: Rund die Hälfte der Mitarbeiter sind dafür, einige haben bereits Interesse angemeldet. „Wir sind immer noch in der Pilotphase, aber wir können jederzeit aufstocken“, so Barlog, „wenn das Interesse steigt.“ Wichtig ist ihm, dass kein Zwang dahinterstecke. „Natürlich darf jeder, der einen eigenen Raum braucht oder nicht auf Familienfoto oder Zimmerpflanze verzichten möchte, weiter sein persönliches Büro nutzen“, so Barlog.

Auch häufig zu hörende Befürchtungen, Mitarbeiter würden die neue Freiheit nutzen, um unterm Strich weniger zu arbeiten, teilt Barlog nicht. „Das ist veraltetes Führungsdenken. Wir haben Vertrauen in unsere Mitarbeiter. Das ist einfach die Grundlage unseres Erfolgs. Ich denke, das Projekt hat nur Vorteile: Das ist unser Einstieg in die Arbeitswelt der Zukunft. Und es trägt dazu bei, unseren gemeinsamen Spirit zu vertiefen.“

mg