7 Tipps für ein professionelles Kündigungsgespräch

Mitarbeitern ihre Kündigung mitzuteilen ist nicht schön. Ein Unternehmensberater gibt Tipps, wie sich Führungskräfte auf das Gespräch vorbereiten sollten.

Mitarbeitern ihre Kündigung mitzuteilen, gehört zu den heikelsten Führungsaufgaben, entsprechend sorgfältig sollten Führungskräfte sich auf solche Gespräche vorbereiten, auch um den Trennungsprozess für alle Beteiligten möglichst schmerzfrei zu gestalten – und dabei verschiedene Tipps berücksichtigen.

Alexander Pifczyk ist Senior Consultant und Partner bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Führung, Change- und Projektmanagement. Er berät Führungskräften bei allen Fragen rund um den Führungsalltag – auch zu den unliebsamen Trennungs- und Kündigungsgesprächen. Hier gibt er sieben Tipps.

Bereiten Sie sich gut auf die anstehenden Kündigungen und Kündigungsgespräche vor. Schreiben Sie ein Drehbuch für den Kündigungs- und Trennungsprozess. Klären Sie zunächst die juristische Seite. Handelt es sich um personen- oder verhaltensbedingte Kündigungen oder um betriebsbedingte Kündigungen? Nach welchen Kriterien wird ausgewählt, wie wird begründet? Wann, wo und von wem wird die Entscheidung bekannt gegeben? Gibt es Abfindungen? Sind Freistellungen möglich? Sollte ein externer Trennungsspezialist eingebunden werden?

Prüfen und aktualisieren Sie vor dem Gespräch den Datenbestand der Personalakte. So vermeiden Sie Überraschungen im Trennungsgespräch. Denn wenn Sie in diesem Gespräch z.B. Neues über die familiäre Situation des Betroffenen erfahren, kann dies die Sozialauswahl gefährden. Prüfen Sie bei personen- und verhaltensbedingten Kündigungen genau, ob die rechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Wenn Zweifel bestehen, sollten Sie einen Aufhebungsvertrag anstreben, um langwierige Gerichtsprozesse, die auch den Betriebsfrieden belasten, zu vermeiden.

Führen Sie als Vorgesetzter, soweit möglich, die Kündigungsgespräche selbst – auch wenn es Ihnen schwer fällt. Wenn die Kündigung z.B. schon über die Personalabteilung per Post zugestellt wurde, suchen Sie unmittelbar danach das Gespräch. Stellen Sie sicher, dass das Gespräch ohne Störungen von außen verläuft. Teilen Sie dem Betroffenen die Kündigung nach einer kurzen Einleitung klar und sachlich mit. Ein „Um-den-heißen-Brei-reden“ erhöht nur dessen Qualen. Und nennen Sie das Kind beim Namen: Verstecken Sie die Nachricht nicht hinter Anglizismen wie „Downsizing“.

Arbeitnehmer reagieren auf die Mitteilung ihrer Kündigung sehr unterschiedlich. Falls der Gekündigte auf die Nachricht geschockt reagiert, aggressiv wird oder gar weint, sollten Sie dies akzeptieren. Zeigen Sie Verständnis für die emotionale Reaktion. Warten Sie ab, bis der Mitarbeiter sich wieder gefasst hat. Geschieht dies nicht, sollten Sie dem Gekündigten den Vorschlag unterbreiten, das Gespräch über die Trennungsmodalitäten auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben – z.B. auf den nächsten oder übernächsten Tag.

Bereiten Sie sich bei der Gesprächsvorbereitung auch auf die Frage vor: „Warum ich?“ Bei einer Sozialauswahl können Sie sich auf die rechtliche Lage berufen. Wenn Fertigkeiten oder Leistungsunterschiede (mit-)entscheiden, müssen Sie beim Begründen der Kündigung viel Fingerspitzengefühl beweisen: Einerseits um den zu kündigenden Mitarbeiter nicht zu verletzen, andererseits, damit die Kündigung nicht juristisch anfechtbar wird. Lassen Sie sich aber nicht auf eine Diskussion über die Auswahlkriterien ein. Denn dann diskutieren Sie über die Kündigung selbst.

Bieten Sie dem Gekündigten Unterstützung beim Entwickeln einer neuen beruflichen Perspektive an. Offerieren Sie ihm bspw., dass er Sie bei Bewerbungen als telefonischen Ansprechpartner für Rückfragen nennen kann. Oder bieten Sie ihm an, auf Firmenkosten einen externen Karriereberater zu engagieren, der ihn beim Aufspüren freier Stellen und Sich-bewerben unterstützt. Schalten Sie, wenn ja, einen solchen Berater möglichst frühzeitig ein. Denn dann kann er Ihnen auch als Puffer bei eventuellen Konflikten dienen.

Denken Sie im gesamten Kündigungs- und Trennungsprozess auch an die verbleibenden Mitarbeiter – denn auch für sie ist dieser Prozess schmerzhaft. Erläutern Sie ihnen die Zukunftsplanung und die künftige Aufgabenverteilung, damit sie eine Perspektive haben. Ein fair gestalteter Kündigungs- und Trennungsprozess ist auch für das Aufrechterhalten der Arbeitsmotivation der verbleibenden Mitarbeiter sehr wichtig. Denn sie schließen aus Ihrem Verhalten gegenüber ihren gekündigten Kollegen: „Wie wird sich mein Arbeitgeber eventuell künftig mir gegenüber verhalten, wenn ...“. Und dies wirkt sich unmittelbar auf ihre Identifikation mit Ihrem Unternehmen aus.

Alexander Pifczyk / kus