6 Tipps für effektive und anschauliche Meetings

Die meisten Besprechungen verlaufen ziel- und strukturlos. Wie Meetings für Teilnehmer effektiv und sinnvoll gestaltet werden können.

Meetings gehören zum Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter. Auf ein Meeting folgt eine Sitzung und dann noch eine Besprechung. Damit verbringen Führungskräfte die mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit. Grund für diese Vielzahl an Versammlungen sind enge Zusammenarbeit in Unternehmen. Dadurch entsteht ein größerer Abstimmungsbedarf. Auch der schnelle Wandel des Unternehmensumfeld spielt eine Rolle. Somit muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen.

Dennoch könnten viele dieser Treffen ersatzlos gestrichen werden, die verbleibende Zeit dadurch effektiver genutzt werden oder einfach verkürzt werden, wenn sie besser strukturiert wären. Schließlich sind Meetings Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele in möglichst kurzer Zeit erreicht werden sollen. Für die Gestaltung wirkungsvoller Meetings gibt es einige Tipps:

"Lasst uns loslegen. Ich muss noch ..." Welches Meeting hat nicht schon einmal so begonnen. Weil dies aber bei den anderen Teilnehmern ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Erstellen Sie deshalb zu Beginn jedes Meetings eine Agenda. Und erörtern Sie das Vorgehen, und stellen Sie zur Orientierung einen Zeitplan auf.

Vorab zu klären ist:

• Was müssen wir besprechen?
• Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
• Welche Ziele wollen/können wir erreichen?
• Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. Und völlig überrascht ist er, wenn plötzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: "Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema ...". Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops, also Tagesordnungspunkte, durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.

Das ist nötig, weil die Themen oft zusammenhängen. So erübrigt es sich zum Beispiel, über Investitionen zu debattieren, wenn der Finanzbericht zeigt: Unsere Kasse ist leer. Doch auch, wenn die Themen nicht zusammenhängen, sollten Sie mit den Teilnehmern klären: In welcher Reihenfolge besprechen wir sie?

Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen die Anwesenden ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei. Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was später behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind sauer, weil "ihre" Themen am Schluss erörtert werden. Und restlos verärgert sind sie, wenn "ihre" Themen, weil die Zeit knapp wird, am Ende nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlüsse umzusetzen.

Bei vielen Meetings kommen solche Präsentationsmedien wie Flipcharts, (Moderations-)Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise über die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Beim Ausarbeiten der Vorschläge und Erörtern ihrer Vor- und Nachteile stehen die Medien jedoch ungenutzt in der Ecke. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei es, weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhänge nicht "vor Augen" haben.

Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Maßnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, ist dann nicht erledigt. Auch weil ohne Maßnahmenplan zwischenzeitlich kein Check möglich war, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden. Entsprechend mies ist beim nächsten Meeting von Anfang an die Stimmung. Denn jeder denkt: Jetzt müssen wir darüber erneut debattieren.

Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer am Schluss auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden sie für ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Kurz: Es erfolgt weder eine Zusammenfassung dessen, was geleistet und erreicht wurde, noch eine "Manöverkritik". Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat in der Hektik des Alltags schnell das Besprochene vergessen. Und beim nächsten Meeting heißt es dann "The same procedure as...".

jm/Dr. Albrecht Müllerschön