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6 Regeln für einen erfolgreichen Kundentermin

Der Kundentermin ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Kundenakquise. Doch welche Aspekte gilt es zu beachten, damit das Treffen erfolgreich wird?

Der Kunde hat dem persönlichen Treffen zugestimmt. Nun geht es darum, das Kundengespräch ergebnisreich zu gestalten und einen guten Eindruck zu hinterlassen. Folgende 6 Regeln können dabei helfen:

1. Kompetenz und Anstand ausstrahlen

Im Berufsleben ist gutes Benehmen entscheidend. Verhaltensweisen, die im privaten Umfeld als vollkommen normal empfunden werden, sind in Kundenterminen fehl am Platz. Hier kommt es nicht darauf an, als "cooler Typ" wahrgenommen zu werden, sondern auf höfliche Umgangsformen. Es wird selbstverständlich erwartet, dass der Unternehmensvertreter bei Ankunft anklopft, einer Dame die Tür öffnet und freundlich grüßt. Vorausgesetzt wird zudem, dass dem Geschlecht, Alter und Rang des Kunden Respekt gezollt wird.

2. Stilvoller Auftritt: Das richte Outfit wählen

Zwar sind die Vorschriften in den vergangenen Jahren lockerer geworden, weshalb Uniformen zunehmend dem "Business Casual" gewichen sind. Allerdings sollte eine wichtige Grundregel beachtet werden: Der eigene Dresscode muss sich stets an die Kundschaft orientieren. Einem Kunden aus der Versicherungs- oder Finanzbranche sollte in Anzug begegnet werden, unabhängig von den vorherrschenden Temperaturen.

Ferner darf bei Männern die Krawatte nicht fehlen. Bei Kunden, wo der Dresscode etwas legerer ist, dürfen die Anzughose auch gegen eine dunkle Jeans eingetauscht werden. Wer außerdem noch schlichte einfarbige oder karierte Hemden mit einem schlichten Sakko kombiniert, kreiert so ein legeres Businessoutfit. Dieses ist bequem und wirkt seriös zugleich.

Ähnliches gilt selbstverständlich auch für Frauen, denn es muss nicht immer das klassische Businesskostüm sein. Auch ein bequemer Hosenanzug oder dunkle Stoffhosen in Kombination mit eleganten Blusen sind schick und kleidsam. "Maßgebend für die Wahl des Outfits sind in erster Linie der persönliche Geschmack sowie Funktion und Aufgabenbereich. Beispielsweise gilt in der Leverkusener Konzernzentrale der Casual Friday. Die Mitarbeiter können dann Anzug oder Kombination mit Hemd, Rolli oder Poloshirt tragen - ohne Krawatte", so Elke Ickenstein von der Bayer AG.

Einen festgeschriebenen Dresscode gibt es gemäß Personalmarketingleiter Jens Hartung auch bei RWE nicht. "Wir legen allerdings viel Wert darauf, dass unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich angemessen kleiden und den Konzern so auch gut nach außen präsentieren können. T-Shirts, sehr kurze Röcke, kurze Hosen oder Schlappen gehören nicht ins Büro."

3. Der erste Eindruck

Der erste Eindruck beim Kunden ist entscheidend. Um nicht von Beginn an in Ungnade zu fallen, sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Grundsätzlich pünktlich sein
  • Verspätungen telefonisch ankündigen, möglichst mit ungefährer Zeitangabe
  • Vorzeitiges Eintreffen ebenfalls frühzeitig bekanntgeben
  • Bei der Begrüßung lächeln
  • Sich dem Kunden gegenüber mit Vor- Nachnamen und dem Namen der Firma vorstellen

4. Distanz wahren

Das Kundengespräch sollte nicht aus nächster Nähe geführt werden und auch eine Berührung des Gegenübers gilt es zu vermeiden, denn einige Menschen empfinden es als unangenehm, wenn ihnen ein Kundenberater zu nahe kommt.

5. Höflich bleiben

Knigge ist Pflicht. Wer sich nicht an die Regeln des Business-Knigge hält, kann so einen Kundentermin auch ganz schnell ruinieren. Im Laufe des Gesprächs kann das gesteckte Ziel in weite Ferne rücken und es können Stresssituationen entstehen. In diesen Fällen gilt es, nicht ausfällig zu werden. Ein wutverzerrtes Gesicht hinterlässt keinen souveränen Eindruck. Auch wenn nicht immer leicht fällt: Sachlich und freundlich bleiben.

6. Gute Vorbereitung

 - Auch auf einen Kundentermin gilt es sich gut vorzubereiten.
Auch auf einen Kundentermin gilt es sich gut vorzubereiten.
Rainer Sturm / pixelio.de

Ausschlaggebend ist hier die Kompetenz. Je intensiver sich auf den Termin mit möglichen Probleme, Interessen und Fragen vorbereitet wird, desto stärker könne Unsicherheiten abgebaut werden. Mit einer guten Vorbereitung kann

  • ein konkretes Gesprächsziel leichter erreicht werden
  • einfacher mit Einwänden und Rückfragen umgegangen werden
  • ein kompetenter Eindruck besser vermittelt werden
  • sich beim Kunden das Gefühl einstellen, wichtig zu sein.

Damit dies möglich ist, sollten vorab diverse Fragestellungen beantworten werden. Etwa nach dem genauen Bedarf des Kunden. Hierzu sollten bisherige Kundengespräche und die aktuelle Geschäftsverbindung genauestens analysiert werden. Ist ferner das verfügbare Budget des Kunden bekannt, kann gezielter nach geeigneten Lösungen aus dem eigenen Angebot ausgewählt werden. Hilfreich ist es auch, etwas über Familie, Beruf sowie private Interessen des Kunden zu wissen. Solche Informationen sind etwa gute Aufhänger für einen Smalltalk.

Fazit

Egal, ob als Vertreter eines gestandenen Unternehmens oder einer jungen Firma müssen bestimmte Verhaltensregeln eingehalten werden. Eine gute Vorbereitung auf den Kundentermin ist sehr wichtig. Der Erfolg des Termins hängt im Wesentlichen von dem vermittelten Eindruck ab. Dem Kunden muss selbst in schwierigen Situationen stets höflich und freundlich begegnet werden. Nicht zuletzt ist auf einen angemessenen Dresscode zu achten, um sich und das eigene Unternehmen bestmöglich präsentieren zu können.

jm

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